Verksamhetsfokuserad styrning och ledning – en hållbar styrmodell för Vadstena kommun

Att styra en kommun är omfattande och komplext, därför har Vadstena kommun haft målet att ta fram en styrmodell som är lätt att förstå, såväl för medarbetare som för politiker. Från den 1 januari 2023 arbetar Vadstena kommun utifrån styrmodellen ”Verksamhetsfokuserad styrning och ledning”. Styrmodellens ambition är att förenkla och förtydliga styrning och ledning av kommuns verksamheter samt att integrera hållbarhetsstyrning i kommunens samtliga verksamhetsområden.

Sammanfattning

Styrmodellen ”Verksamhetsfokuserad styrning och ledning” har som utgångspunkt att det som kommunen gör, oavsett om det sker inom ramen för det kommunen kallar för grunduppdraget eller mot bakgrund av ett lokalt politiskt uppdrag, ska ske på ett hållbart sätt. Styrsystemet har även som ambition att förenkla och förtydliga styrningen och ledningen av kommunens verksamheter. Det görs genom att sätta fokus på grunduppdraget – på de kommunala verksamheterna – och genom att lyfta fram den lokala politiken genom uppdrag från kommunfullmäktige.

För att lyckas organisera, styra och leda de kommunala verksamheterna tillämpar Vadstena kommun tillitsbaserad styrning och ledning.

Vill skapa förståelse för Agenda 2030

Kommunen tror att det är viktigt att skapa en verksamhetsbaserad förståelse för Agenda 2030 och hur de globala målen är kopplade till det dagliga arbetet, för att i nästa steg kunna höja ambitionsnivå och skapa mer hållbara verksamheter. Det gör kommunen genom att först få syn på och sedan jobba bort eller ändra sådant som inte faller inom ramen för en hållbar utveckling.

Vadstena kommuns styrmodell innebär att grunduppdraget, i delar och i sin helhet, samt den lokala politiken (uppdrag) ska mätas och följas upp utifrån hållbarhetsaspekter definierade i Agenda 2030. På så sätt integreras hållbarhetsarbetet i ordinarie kommunal verksamhet och blir inte ett sidospår.

Bakgrund – utgångspunkt, syfte, mål

Vadstenas styrmodellsresa påbörjades 2016 då dåvarande styrmodell – som egentligen inte var mycket mer än en beskrivning av budgetprocessen – upphävdes. Dåvarande politiska ledning gav i och med upphävandet kommundirektören i uppdrag att utarbeta en styrmodell som skulle tydliggöra och synliggöra politiken. Ett konsultbolag fick uppdraget och arbetade med detsamma fram till våren 2017 då ett färdigt förslag presenterades. Politiken var dock inte nöjd med resultatet, utan valde att avfärda förslaget.

Uppdraget att utarbeta en ny styrmodell gick därefter i stället till kommunstyrelsens förvaltning. Den statliga Tillitsdelegationen hade då publicerat en första forskningsrapport och fått uppmärksamhet för sitt arbete med tillitsbaserad styrning och ledning. Detta ”nya” sätt att leda och styra offentliga verksamheter skapade ett intresse i kommunstyrelsen förvaltning i Vadstena kommun, varpå den politiska ledningen tillfrågades om de samtyckte till att bygga en ny styrmodell på tillitsbaserad styrning och ledning. Svaret blev ett tydligt ”ja”.

Styrmodell baserad på tillitsbaserad styrning

2018 antog kommunfullmäktige den nya styrmodellen som kort och gott kallades för Tillitsbaserad styrning i Vadstena kommun. Den nya styrmodellen byggde på det tankegods som Tillitsdelegationen levererade i sin slutrapport (2018) och i sin forskningsöversikt och innehöll tre övergripande delar struktur, kultur samt styrning och ledning.

Begreppet tillit behövde definieras

Denna styrmodell ledde under mandatperioden 2019–2022 till en minskad politisk detaljstyrning och till en långsiktighet där all målstyrning relaterades till tre kommunövergripande strategiska inriktningsmål. Minst lika viktig har dock den mandatperiodsomspännande diskussionen varit, om vad tillitsbaserad styrning och ledning är och hur den bör tillämpas. Vad är egentligen en tillitskultur och hur byggs en sådan?

För att hantera och besvara denna, och andra, övergripande frågeställningar – och, inte minst, för att integrera även hållbarhetsstyrning – utarbetade kommunstyrelsens förvaltning ett förslag till utveckling av styrmodellen under våren 2022. Detta skedde samtidigt som bland annat den politiska organisationen sågs över inför en ny mandatperiod och samtliga och reglementen och delegationsordningar reviderades. Vadstena kommun tog med andra ord ett helhetsgrepp kring den kommunala styrkedjan, där styrmodellen är en, om än en viktig, del av helheten. Fördelen med en så omfattande ansats har varit att styrkedjan nu hänger ihop – och att varje länk i kedjan stödjer och bygger på varandra.

I juni 2022 antog ett enhälligt kommunfullmäktige förslaget till ny styrmodell, ”Verksamhetsfokuserad styrning och ledning – en hållbar styrmodell för Vadstena kommun”.

Genomförande

Att utforma en styrmodell är en process som bör ske i dialog och samverkan mellan politik och förvaltning. Så har också skett i Vadstena kommun, där kommunstyrelsens förvaltning lett arbetet men regelbundet stämt av med ledande politiker samt rapporterat tillbaka till kommunstyrelsen om progressionen.

Två personer inom kommunstyrelsens förvaltning har ansvarat för att arbeta fram ett förslag på nytt styrsystem. Arbetet har bedrivits som en del i ordinarie arbete och har därför varken haft en projektplan (i tid) eller särskilda resurser (pengar) avsatta. Utgångspunkterna för arbetet var att 1) tydliggöra hur den tillitsbaserade styrningen och ledningen ska få genomslag och fungera i praktiken samt 2) integrera hållbarhetsstyrning genom Agenda 2030.

Andra kommuner som integrerat Agenda 2030 i styrmodellen studerades

Arbetet inleddes med en omvärldsspaning där kommunala styrmodeller som på ett eller annat sätt integrerat Agenda 2030 studerades. Närmast tittade kommunen på grannkommunerna i Östergötlands län, Åtvidaberg och Finspång, som varit föregångare på ett nationellt plan kring hållbarhetsintegrering och hållbarhetsstyrning. Kommunen kunde dock inte hitta någon annan styrmodell som på ett tydligt sätt innehöll båda delarna tillitsbaserad styrning och ledning och hållbarhetsintegrering. Kommunen valde därför att inspireras av andras exempel genom att ”plocka russinen ur kakan” och satsa på att skapa något som först och främst skulle vara enkelt och tydligt, men också tydligt anpassat efter lokala förhållanden och förutsättningar i Vadstena kommun.

Nytt för alla – ställer krav på samskapande

I implementeringsarbetet, som kommunen just nu (hösten 2022 och våren 2023) är inne i, finns ett tydligt fokus på samskapande. Styrmodellen är ny för alla, vilket innebär att alla moment görs för första gången. Politik och förvaltning – från kommunledningsnivå ut i nämnderna – arbetar tillsammans med att förstå och beskriva sitt grunduppdrag utifrån Agenda 2030 samt med att formulera målbilder (det vill säga nämndernas ambitionsnivåer och prioriteringar) för samtliga verksamhets- och ansvarsområden. Ett samskapande av styrsystemets innehåll och beståndsdelar – med respekt för de olika roller och ansvar som politik respektive förvaltningsorganisation har – tror kommunen är ett långsiktigt hållbart arbetssätt. Det skapar inte bara förståelse för styrsystemet som sådant, utan ger nya förtroendevalda en möjlighet att få både en djupare förståelse för nämndens verksamhetsområden och en relation till ansvariga tjänstepersoner. I förlängningen tror kommunen att ett samskapande arbetssätt kan bidra till att skapa – och bibehålla – en tillitskultur i organisationen.

Inte endast en modell passar – professionerna vet bäst

Kommunen tror inte att det finns ett enda arbetssätt eller endast en modell som passar alla verksamheter i arbetet med att öka förståelsen för de globala målen – utan det är professionerna som bäst vet hur hållbarhetsperspektiven kan tillämpas för att få effekt i respektive verksamhet. Just nu jobbar kommunen aktivt med att synliggöra kopplingen mellan det egna arbetet i verksamheterna och de globala målen. Eftersom styrmodellen tydligt präglas av- och utgår ifrån verksamheternas förutsättningar och behov, ska varje verksamhet själva identifiera hur kopplingen mellan de globala målen och den egna verksamheten kan bli tydligare. Detta görs bland annat med stöd av den förvaltningsövergripande arbetsgruppen som består av tjänstepersoner med olika befattningar inom kommunens verksamheter.

Arbetsgruppens syfte är att sprida kunskap, inspirera samt identifiera vilka behov respektive verksamhet har för att öka förståelsen för de globala målen. Utöver det förfogar gruppen över medel som kommunens verksamheter kan ansöka om och vars syfte är att bidra till ökad förståelse för eller som på annat sätt underlättar verksamhetens arbete med de globala målen.

Både extern och intern kommunikation om arbetet viktig

En viktig del av kommunens pågående arbete är den externa och interna kommunikationen. Externt vill kommunen vara transparanta gentemot invånare med både att och hur kommunen arbetar med hållbarhet utifrån Agenda 2030 i kommunen. Den interna kommunikationen handlar förförallt om att öka förståelsen för Agenda 2030 genom att lyfta verksamheternas hållbarhetsarbete och sprida exempel på hållbarhetsinitiativ. Med hjälp av kommunens kommunikationsenhet skriver och publicerar kommunen regelbundet korta reportage om verksamheternas hållbarhetsarbete och kopplar det till de globala målen. Dessa nyheter samlas på en egen sida på kommunens hemsida. På så sätt byggs efterhand en lokal erfarenhets- och inspirationsbank upp.

Avseende uppföljning så arbetar kommunen i beslutstödssystemet Hypergene, där hela styrmodellen byggs upp och kopplats till den kommunala organisationen. Här finns såväl den lokala politiken (uppdrag) som grunduppdraget (målbilder) kopplade till aktiviteter, nyckeltal (KPI) och mjuka värden (bedömningar). Hela styrmodellen är i Hypergene kopplad till Agenda 2030 och de uppföljningsmått som återfinns i Kolada samt de KPI:er och aktiviteter som vi lokalt i Vadstena valt att koppla till de 17 globala målen. Utöver uppföljning i rapportform, som kan hämtas från Hypergene, ska varje nämnd också kontinuerligt arbeta med verksamhetsdialoger, där styrande (politik) samtalar direkt med styrda (verksamhetsföreträdare) kring förutsättningarna för verksamheterna att nå nämndens målbilder. Styrsystemet innehåller därmed både mjuka och hårda värden avseende uppföljning.

Det här har arbetet lett fram till

• Styrmodellen för samman två viktiga styrfilosofier – hållbar utveckling (genom Agenda 2030) och tillitsbaserad styrning och ledning.
• Genom att integrera hållbarhetsperspektiven i grunduppdrag och politiska uppdrag har det övergripande målet – att Vadstena kommun ska ha hållbara kommunala verksamheter ur alla tre hållbarhetsaspekter – kunna konkretiseras.
• Tillämpning av tillitsbaserad styrning och ledning har bidragit till att beslut om hur en hållbar verksamhet ska organiseras, ledas och fungera kan förläggas så nära verksamhetsutövningen som möjligt.
• Arbetet med en ny styrmodell har gett resultat i den lokalpolitiska retoriken. Inför valet 11 september 2022 hade samtliga större partier tydliga formuleringar och inriktningsmål avseende klimat, social- samt ekonomisk hållbarhet.
• I den politiska viljeförklaringen som majoriteten utarbetar för mandatperioden 2023–2026 finns tydliga klimatpolitiska formuleringar och satsningar kopplade till Agenda 2030 med.

Medskick till den som tar del av exemplet

• Verksamhetsfokuserad styrning och ledning utgår ifrån verksamheternas förutsättningar och behov. Därmed kan kommunen jobba sig bort ifrån toppstyrning och idén om att alla verksamheter behöver göra likadant för att nå uppsatta mål.
• En förvaltningsövergripande arbetsgrupp med personer som är välförankrade inom sina respektive ledningsgrupper och verksamheter är en viktig förutsättning för att tillämpa en styrmodel i kommunen som faktiskt utgår ifrån verksamheternas förutsättningar och behov. Samtidigt underlättar arbetsgruppen tillämpningen av styrmodellen eftersom varje representant tar ansvar för sin verksamhet och förvaltning.

Fördjupning

Nyhet: Vadstena kommun tar nästa steg i hållbarhet­sarbetet – styrmodell klubbad,, Vadst Vadstena kommun

Agenda 2030 – Globala målen i Vadstena kommun, Vadstena kommun

Reportage

Klimatlåda­n – ett nytt grepp mot matsvinn, Vadstena kommun

Världstoal­ettdagen: Fortfarand­e hamnar fel saker i toaletten, Vadstena kommun

Nu blir det julstämnin­g med LED i kommunhuse­t, Vadstena kommun

Styrmodellen

Verksamhetsfokuserad styrning och ledning – hållbar styrmodell för Vadstena kommun (PDF), Vadstena kommun

Martin Berry
Biträdande kommundirektör
Vadstena kommun
martin.berry@vadstena.se

Baharan Raoufi-Kvist
Utredare
Vadstena kommunbaharan.raoufi-kvist@vadstena.se