Digital omställning i Jönköpings län genom nära samverkan

Kommunerna i Jönköpings län har valt att i samverkan arbeta för att den digitala omställningen ska ske effektivt. Att mäta den digitala mognaden i kommunerna är en metod som ger underlag för dialog och beslutsfattande, men även en tydlig bild av vilka förmågor och resurser som krävs för framgångsrika resultat i den digitala omställningen.

Slutsatser om mätning av den digitala mognaden

Sex viktiga slutsatser kan lyftas fram i detta exempel.

1. Mätningarna har lett till att medvetenheten har ökat om vad digital mognad är för något, varför det är viktigt att mäta den och vad som påverkar takten i den digitala omställningen.
2. Tack vare mätningarna av digital mognad, samt att de har kunnat genomföras i nära samverkan mellan kommunerna, så har underlaget för dialog och beslut kring det fortsatta arbetet med digitalisering fördjupats och stärkts.
3. För att den digitala omställningen ska fortsätta i snabb takt och ske effektivt, måste det finnas ett fortsatt fokus på att mäta, att utveckla dialogen och att arbeta med resultaten för att uppnå målen i nationella, regionala och kommunala strategier.
4. Samverkan som leder till samhandling är en förutsättning för att öka den digitala mognaden och främja den digitala omställningen. Kommunerna i Jönköpings län har sedan lång tid insett värdet av samverkan. Det är en utmaning för kommunerna att på egen hand uthålligt arbeta med digitalisering så att resultaten blir de förväntade. För att lyckas är det nödvändigt att samla de resurser som finns och att hjälpas åt. Detta gör länets kommuner genom det gemensamma digitaliseringsrådet.
5. Vikten av förberedelse och förankring. Verktyget DiMiOS, som mäter digital mognad, är förhållandevis nytt för många. För att öka möjligheterna att lyckas med att arbeta tillsammans med digitalisering, är det avgörande att informera och söka förankring främst i målgruppen beslutsfattare.
6. Resultaten måste tas omhand. Att mäta är viktigt, då läggs grunden för dialoger och beslut kring vad som krävs för ökat tempo i digitaliseringen. Men det i sig räcker inte! Det krävs ett metodiskt arbete, stor uthållighet och löpande förankring för att omvandla mätningarnas resultat till handlingsplaner som driver utvecklingen framåt mot uppsatta mål.

Utgångspunkt, syfte, mål

Kommunerna i Jönköpings län är mitt uppe i stora utmaningar gällande framtidens välfärd. Samtidigt rör sig omvärlden i allt snabbare takt med ny teknik, digitala innovationer och systemlösningar, vilket ställer stora krav på kommunernas förmåga att följa med i utvecklingen. Förväntningarna på digitaliseringen som metod i utvecklingen för att nå välfärdsmålen är höga.

Utgångspunkten för att klara av den digitala omställningen har för kommunerna i Jönköpings län sedan många år tillbaka varit och är fortfarande samverkan. Anledningen är att kommunerna var för sig, har svårt att klara de digitala utmaningarna på egen hand, men i samhandling kan vi dela kompetenser, resurser, upphandla digitala lösningar tillsammans och driva projekt som blir testbäddar för den utveckling vi går mot.

Syftet med just användandet av verktyget DiMiOS har sin grund i en idé som föddes i digitaliseringsrådet om ett gemensamt Center of Excellence/kompetenscenter. Centrat skulle bli ett nav där länets kommuner kunde dela tillgången till ett antal kompetenser som det råder brist på och som det är svårt för den enskilda kommunen att rekrytera. Inledningsvis genomfördes en förstudie, där resultatet pekade på att en etablering skulle vara möjlig.

Med tiden kom frågeställningar upp om förstudien speglade det verkliga kompetensbehovet eller om det fanns ytterligare kompetenser att förhålla sig till. Och var befinner sig kommunerna egentligen på digitaliseringsresan? Vad behövs göras mer för att grunderna för etablerandet av ett kompetenscenter ska vara så tydliga som möjligt och förankrade? Den analysen hade inte gjorts i tillräcklig omfattning.

Mötesplatsen Offentliga Rummet i Göteborg, informerade 2018 om ett intressant tillvägagångssätt för att komma vidare i analysen. Där föreläste Johan Magnusson, docent verksam vid Institutionen för Tillämpad it, Göteborgs universitet, på temat digital mognad. Han betonade att utveckling bör drivas med utgångspunkt i bästa tillgängliga kunskap och fakta på samma sätt som görs inom andra områden. Och att man måste börja på den nivå där den digitala mognaden finns. Som ett resultat av den föreläsningen beslutade kommunerna i Jönköpings län att genomföra en mätning av den digitala mognaden.

Mätningen ledde till plan framåt

Den eftersträvade effekten uppnåddes; mätningarna har gjort det möjligt att se var kommunerna befinner sig mognadsmässigt vid varje mättillfälle och vad som då är ett naturligt nästa steg. Genom mätningarna har det blivit möjligt att på ett säkrare sätt ta ställning till vilka förmågor som behöver stärkas och vilka som i framtiden skulle kunna bli föremål för samverkan inom ramen för ett eventuellt kompetenscenter.

Kompetenscentertanken finns kvar men arbetet fokuseras i nuläget mer på säkerställande av att de nödvändiga förutsättningarna för digitalisering finns på plats.

Genomförande

Den första mätningen med hjälp av verktyget DiMiOS initierades genom att kommunernas representanter i digitaliseringsrådet beslutade att avsätta tillräckliga ekonomiska medel för ett genomförande.

Förslag på målgrupper och aktiviteter togs fram

En arbetsgrupp tog fram förslag på målgrupp (respondenter) och vilka aktiviteter som bedömdes nödvändiga att göra före respektive efter mätningen. Upplägget förankrades därefter med kommunernas representanter i digitaliseringsrådet som i sin tur förankrade upplägget i sina respektive hemkommuner.

Digitaliseringsrådet har valt att genomföra mätningen en gång per år och har sedan 2018 gjort tre mätningar. Målgrupp för mätning är personer som är centrala i beslut kring digitalisering, nämligen:

• Förtroendevalda
• Kommunledning
• Respektive förvaltnings ledningsgrupp
• Strateger och verksamhetsutvecklare
• Tjänstepersoner med systemansvar för stora och medelstora verksamhetssystem

Ett inledande informationsmaterial skickades till alla respondenter inför mätningen. Det var ett bra sätt att skapa förståelse och öka motivationen kring den förestående enkäten med målsättning att nå en högre svarsfrekvens.

Efter mätningen analyserar och sammanställer digitaliseringsrådet resultatet i en rapport. Tillsammans med rapporten tas det också fram ett bildspel att använda i den lokala dialogen. Återkoppling av den egna kommunens resultat, analys och beslut om fortsatt utveckling görs lokalt. Digitaliseringsrådet använder dessa beslut för fortsatta diskussioner och erfarenhetsutbyte mellan kommunerna under resans gång. Digitaliseringsrådet har också rollen att initiera ytterligare insatser i samverkan kring digitalisering i enlighet med det kommunerna beslutar.

Kontinuerliga mätningar är grunden men lika viktigt är det att jobba med resultaten mellan mätningarna. Det kräver metod och resurser. Som en hjälp till kommunerna har ett arbete påbörjats med att ta fram stödmaterial med syfte att underlätta efterföljande arbete med resultatet från mätningarna. Representanterna i Digitaliseringsrådet har samordnat arbetet i sina respektive kommuner.

Det här har arbetet lett fram till

De huvudsakliga resultaten av att mätningarna av den digitala mognaden är att det idag finns betydligt bättre insikter om vilka kompetenser, förmågor och resurser som måste finnas på plats för att en organisation ska kunna dra nytta av digitaliseringens möjligheter. Användandet av DiMiOS har lett fram till så mycket mer än någon av initiativtagarna trodde från början. Det handlar om att på ett lättillgängligt sätt kartlägga och synliggöra organisationens förmåga att förstå och att kunna ta till sig nyttorna med digitalisering. Av detta skäl bör DiMiOS integreras i det ordinarie ledningssystemet.

Anledningen till att valet föll på DiMiOS var inledningsvis för att ta fram en analys som skulle ligga till grund för etablerandet av ett kompetenscenter i samverkan. Bland annat skulle frågeställningen om det är tillgången till projektledare och processutvecklare som skulle innebära en lösning för att få upp farten på digitaliseringen undersökas eller om det finns andra kompetenser/förmågor som också måste finnas på plats. Här har DiMiOS gett digitaliseringsstrategerna fördjupade kunskaper om digitalisering och vilka förutsättningar som måste finnas på plats. Ett långsiktigt arbete med att mäta digital mognad och att tillsammans med verksamheterna arbeta med resultatet av mätningen kommer att leda till ökad fart på digitaliseringen.

Frågorna i enkäten har resulterat i en hel del diskussioner ute i kommunerna. Många har ifrågasatt om de verkligen tillhör rätt målgrupp för mätningen och om det inte är IT-avdelningen som istället ska besvara frågorna. Man kan säga att frågorna har provocerat fram en nödvändig diskussion om ansvar och, inte minst, skillnaden mellan begreppen digitalisering och IT. Det har blivit tydligt att begrepp som upplevs svåra behöver översättas till verksamhetsspråk för att öka förståelsen. Dessutom är detta ett område som behöver styras och ledas målmedvetet och som kräver att man i hela organisationen är beredd på att ständigt lära sig nya saker.

Förankring och involvering är nyckelfaktorer för framgång. Det kan inte nog poängteras hur viktigt det är att ständigt informera och engagera ledningsgrupper och andra med nyckelroller. Det är också viktigt att inse att när det gäller digitalisering, så finns inget slutdatum. Det händer hela tiden så mycket på detta område att det måste finnas en bred förståelse för långsiktighet, uthållighet, flexibilitet och kontinuerligt lärande.

De viktigaste slutsatserna

• DiMiOS ger ett gemensamt språk som främjar medvetenheten om vad digital mognad är och stärker dialogen om digitalisering. Inledningsvis var det många synpunkter på att det var svårt att förstå vissa begrepp och varför mätningen skulle göras. Det är viktigt att översätta det svåra till något enkelt. Samtidigt måste målgruppen vara beredd att lära sig mer för att kunna utöva den styrning och ledning som krävs.
• Samverkan gör det lättare. Det är bra att vara flera som hjälps åt och drar åt samma håll, eftersom det är ett långsiktigt arbete som är både utmanande och resurskrävande. Tack vare att mätningarna har skett i samverkan är underlaget för dialog och beslut kring det fortsatta arbetet med digitalisering starkt för kommunerna i Jönköpings län.
• Förberedelser inför mätning och förankring är viktigt. Förankring bör ske med ett urval av beslutsfattare. Ta fram och kommunicera informationsmaterial kring mätningen, varför den görs och vad som kommer att hända efter mätningen. Gör likadant vid varje mättillfälle så att man känner igen sig från gång till gång.
• Resultaten måste tas omhand. Att mäta är viktigt, då läggs grunden för dialog och beslut kring vad som krävs för ökat tempo i digitaliseringen. Men fortsätt arbetet mellan mätningarna! Det krävs ett metodiskt arbete, stor uthållighet och löpande förankring för att omvandla mätningarnas resultat till handling som driver utvecklingen framåt mot uppsatta mål.
• Enkätsvar ”vet ej”. Respondenter kan uppleva det jobbigt att inte förstå frågorna eller veta hur man ska svara. Bra att tidigt i processen betona att det är ok att svara ”vet ej” då det ger bra underlag för hur man kan jobba vidare med resultatet. Om man inte vet så är ”vet ej” ett bra svar. Det är ett långsiktigt arbete och handlar inte om att kunna allt från början.
• Den ständigt närvarande begreppsförvirringen måste hanteras. Det är en fälla att ta för givet att alla har koll på definitionerna. Bilderna av vad digitalisering, IT, digital mognad och digital kompetens är för något är sällan glasklara. Avsaknad av gemensamma definitioner riskerar att kraftigt försvåra dialog, beslut och utveckling.
• DiMiOS grundar sig på senaste forskningsresultaten vilket ger legitimitet i dialogen med beslutsfattare och andra nyckelroller. Detta kan vara ett bra stöd.
• En insikt är att det inte alltid är den mest digitalt mogna organisationen som får det högsta resultatet vid mätningen. Skattningarna står sannolikt i relation till förväntningarna på digitalisering. Om förväntningarna är stora och man jobbar mer med digitalisering är också insikterna större och resultatet tenderar att bli något lägre. Det är viktigt att betona att mätningarna inte syftar till att vara ”först i mål” utan är underlag för dialog och utveckling.

Fördjupning

Digitaliseringsrådet Dimios-rapport, 2020 (PDF) Pdf, 994 kB.

Tobias Mossbrant
Sävsjö kommuntobias.mossbrant@savsjo.se0382-152 37

Kim Olsson
Eksjö kommun kim.olsson@eksjo.se0381-421 20

Thomas Sandh
Vetlanda kommunthomas.sandh@vetlanda.se0383-971 22

Jan Pihl
Ordförande i Digitaliseringsrådetjan.karlsson.pihl@rjl.se010-242 45 37